Là chủ doanh nghiệp chắc hẳn khi đi thuê văn phòng bạn cũng rất băn khoăn tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc như thế nào là phù hợp với nhu cầu của mình. Nhận thấy được những khó khăn đó, trong bài viết này DECO Sài Gòn mến gửi đến quý độc giả 6 tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc thịnh hành nhất hiện nay!
1. Các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc hiện đại cho từng không gian
Thiết kế văn phòng làm việc là một công việc tốn rất nhiều thời gian và công sức. Dưới đây là một vài gợi ý về thiết kế văn phòng làm việc như tiêu chuẩn thiết kế cho nhân viên, văn phòng giám đốc, phòng họp, quầy lễ tân,…Mời các bạn cùng tham khảo!
1.1 Thiết kế diện tích văn phòng làm việc phù hợp đối với nhân viên
Tùy vào lĩnh vực kinh doanh mà chúng ta sẽ có tiêu chuẩn thiết kế phù hợp. Hiển nhiên là mỗi phòng ban sẽ có tiêu chuẩn diện tích khác nhau. Dưới đây là bảng mẫu tiêu chuẩn về cách tính diện tích phòng làm việc, trụ sở làm việc phù hợp với từng đối tượng:
| Đối tượng nhân viên | Tính chất công việc | Diện tích tiêu chuẩn |
| Nhân viên cố định |
|
|
| Nhân viên linh hoạt |
|
|
| Nhân viên di chuyển thường xuyên |
|
|
Ví dụ: Đối với văn phòng làm việc tầm dưới 10 người thì diện tích tối ưu là 70m2.
1.2 Thiết kế diện tích phòng làm việc cho lãnh đạo, giám đốc
Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc cho lãnh đạo, giám đốc cần đảm bảo được tính bảo mật, riêng tư và tạo sự thoải mái khi làm việc. Tuy nhiên, diện tích thiết kế phòng giám đốc chỉ nên bằng 1/4 phòng làm việc của nhân viên và bằng hoặc nhỏ hơn một chút so với phòng họp để đảm bảo sự cân bằng trong khuôn viên làm việc. Dưới đây là một số tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc phổ biến đối với lãnh đạo, giám đốc:
- Phòng lãnh đạo, giám đốc không có khu vực tiếp khách: 15m2 – 18m2
- Phòng lãnh đạo, giám đốc có khu vực tiếp khách: Tối đa không quá 25m2
Tiêu chuẩn khá phù hợp cho phòng làm việc giám đốc 1 người. Nếu như có thêm trợ lý thì diện tích có thể nhỉn hơn 3 – 5m2.
Khi thiết kế phòng làm việc cho lãnh đạo, ngoài những đồ nội thất cơ bản như bàn, ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ,… bạn có thể bố trí thêm các tiểu cảnh như bể cá cảnh, cây phong thủy nhằm đem lại tài lộc, may mắn.
Bên cạnh đó khi thiết kế phòng làm việc cần quan tâm tới quy mô của công ty:
- Nếu như là văn phòng công ty nhỏ: Diện tích thiết kế phòng làm việc có thể nhỏ hơn mức tiêu chuẩn vì vậy có thể làm phòng mở để tối ưu diện tích.
- Nếu như là doanh nghiệp có diện tích lớn: Có thể thiết kế mở hoặc đóng cũng như là mở rộng diện tích phòng tùy theo ý thích của giám đốc.
Hiện nay tiêu chuẩn thiết kế văn phòng theo diện tích m2/người thường xuyên được các kiến trúc sư thiết kế văn phòng giám đốc sử dụng. Chính vì vậy việc lựa chọn đơn vị cung cấp bàn, ghế làm việc đúng chuẩn là rất cần thiết. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp có văn phòng giám đốc đẳng cấp, toát lên phong thái uy quyền của nhà lãnh đạo.
1.3 Tiêu chuẩn thiết kế diện tích cho phòng họp
Khi thiết kế phòng họp bạn cần tính toán diện tích phù hợp nhu cầu sử dụng của công ty. Để tránh hao phí công năng bạn có thể tham khảo tiêu chuẩn thiết kế diện tích phòng họp riêng nhằm có sự lựa chọn tối ưu cũng như thẩm mỹ hơn.
Dưới đây là các mẫu tiêu chuẩn diện tích phòng họp phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp:
- Phòng họp 1 – 1: 6m2 – 8m2 là diện tích tối ưu.
- Phòng họp team dưới 10 người: 15m2.
- Phòng họp dưới 20 người: 40m2.
- Phòng họp 100 người: 100m2.
Phòng họp cần được tối ưu về không gian nhằm tạo sự thoáng đãng, dễ chịu. Bạn cũng có thể bố trí khu vực làm việc chung với phòng họp nếu công ty ít nhân viên.
1.4 Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc cho quầy lễ tân, tiền sảnh
Quầy lễ tân là bộ mặt của công ty, chính vì vậy khi thiết kế bạn cần phải cân nhắc kỹ. Diện tích thiết kế của quầy lễ tân cũng tương đối lớn, trung bình từ 10 – 20m2.
Nên thiết kế quầy lễ tân nhỏ gọn với không gian làm việc dưới 60m2. Nếu không gian lớn hơn 80m2, thiết kế có thể thoải mái hơn, nhưng phải hài hòa với nội thất.
1.5 Tiêu chuẩn về nội thất phù hợp với thiết kế văn phòng làm việc
Khi lên tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc, ngoài những tiêu chuẩn về kích thước, bố cục, màu sắc và phong cách,… chúng ta cần quan tâm tới các yếu tố về nội thất văn phòng sau:
- Nội thất phù hợp với công năng: Đồ nội thất như bàn, ghế và tủ làm việc cần phải đáp ứng yêu cầu công việc, công năng sử dụng. Các bạn có thể lựa chọn các loại nội thất đa năng để tiết kiệm chi phí.
- Nội thất tương ứng với phong cách từng khu vực làm việc:
- Phòng giám đốc: Nội thất phải toát lên sự sang trọng, đẳng cấp, và thể hiện được quyền lực cá tính của lãnh đạo.
- Phòng họp: Nội thất nên tối giản thể hiện sự chuyên nghiệp. Nên dùng bàn họp hình elip, kết hợp cùng ghế tựa lưng chân quỳ.
- Phòng làm việc của nhân viên: Dùng ghế xoay có tựa đầu để mang lại sự linh hoạt, thoải mái khi làm việc.
- Nên thiết kế văn phòng làm việc với cửa kính hoặc cửa sổ đón gió hòa nhập với thiên nhiên.
- Sử dụng màu sắc phù hợp với phong thủy của chủ doanh nghiệp khi lựa chọn nội thất.
1.6 Cách tính tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người) khác
Bạn vẫn chưa tìm được tiêu chuẩn thiết kế văn phòng ưng ý? Hãy tham khảo thêm một số cách tính diện tích văn phòng khác của chúng tôi. Sử dụng cách tính dựa trên thể tích (m3), mỗi nhân viên sẽ có từ 9 – 10m3 không gian/mỗi người. Nếu văn phòng của bạn cao 3m thì mỗi người sẽ có diện tích chỗ ngồi từ 3 – 3,3m/người.
Dựa vào cách trên, chúng ta sẽ có Bảng tính toán không gian bàn làm việc tối thiểu sau:
| Mục đích sử dụng | Kích thước tối thiểu |
| Phòng pitching 1-1 | 150cm – 180cm x 230cm – 320cm |
| Nhân viên với 1 bàn làm việc + một kệ hoặc tủ đựng tài liệu | 150cm – 180cm x 150cm – 200cm |
| khu vực thường xuyên có từ 3 – 5 người làm việc chung | 270cm – 330cm x 250cm – 313cm |
| Khu làm việc cơ bản | 110cm – 130cm x 150cm – 180cm |
Lưu ý: Khi sử dụng cách tính này cần tính toán cả kích thước của nội thất sử dụng như bàn, ghế làm việc hay tủ đựng tài liệu, kệ để giấy tờ,…
2. Các yếu tố chính trong tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc
Khi thiết kế văn phòng làm việc, chúng ta sẽ thường mắc phải những sai lầm đáng tiếc. Dưới đây là một số yếu tố chính cần quan tâm khi thiết kế văn phòng làm việc. Bạn có thể thao khảo để giảm bớt những sai sót không mong muốn.
2.1 Tuỳ theo tính chất công việc
Tùy theo tính chất công việc mà bạn sẽ phải cân nhắc lựa chọn diện tích tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc phù hợp. Ví dụ nếu nhân viên phải ngồi liên tục 8 tiếng mỗi ngày, thì việc đầu tư một không gian mở là rất quan trọng. Mặc dù vậy, nếu tài chính công ty eo hẹp bạn cũng có thể thiết kế không gian văn phòng mở để hạn chế ngăn cách phòng nhằm tạo sự thông thoáng, giúp nhân viên không cảm thấy ngột ngạt, bí bách.
Đối với những loại hình công việc mà nhân viên di chuyển linh động, thì việc tối ưu diện tích văn phòng sẽ đơn giản hơn. Bạn có thể lựa chọn các loại hình văn phòng theo dạng co-working space.
2.2 Tuỳ theo văn hoá mỗi công ty
Nếu môi trường làm việc phần đa là người phương đông thì bạn có thể dễ dàng hơn khi bố trí bàn làm việc của họ ở cạnh nhau, điều này sẽ không quá khiến họ khó chịu. Nhưng nếu công ty bạn sỡ hữu nhân viên đa quốc gia, đặc biệt là người phương Tây, “không gian cá nhân” là yếu tố rất quan trọng.
2.3 Mức độ ảnh hưởng trực tiếp và tức thời
Những tiêu chuẩn thiết kế văn phòng dựa trên m2/người cần phải cân nhắc và kết hợp cẩn thận với các yêu cầu thực tế của doanh nghiệp như:
- Tổng số nhân viên làm việc trực tiếp tại văn phòng là bao nhiêu?
- Số lượng người thường xuyên làm việc linh động là bao nhiêu?
- Bạn có thực sự cần phòng riêng cho các cấp quản lý không?
- Có nhiều hồ sơ cần lưu trữ không?
- Công ty có thường xuyên phải tiếp đón khách hàng không?
- Văn hóa làm việc của công ty là mở hay riêng tư?
Trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra những kế hoạch cụ thể và phụ hợp với doanh nghiệp khi lên tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc.
3. Các lưu ý cần đảm bảo khi thiết kế văn phòng làm việc cho đúng chuẩn
Khi thiết kế văn phòng làm việc ngoài đáp ứng các tiêu chuẩn đề ra, bạn nên cân nhắc những lưu ý dưới đây để có thể có một văn phòng hoàn hảo nhất cho doanh nghiệp của mình.
3.1 Tính thẩm mỹ cho văn phòng
Mọi văn phòng khi lên tiêu chuẩn thiết kế đều đòi hỏi phải đáp ứng tính thẩm mỹ. Điều này sẽ tạo động lực cho nhân viên có năng lượng làm việc trong một không gian có “gu”, không chỉ vậy nó sẽ tạo nên ánh nhìn thiện cảm cho khách hàng, đối tác khi gặp mặt tại văn phòng công ty, từ đó gia tăng sự chuyên nghiệp và uy tín trong mắt của họ.
Có nhiều yếu tố cấu thành nên tính thẩm mỹ của một văn phòng làm việc, có thể kể đến như phong cách thiết kế, màu sắc, bố cục nội thất, ánh sáng,…Các yếu tố trên là những mắt xích nhỏ kết nối lại với nhau tạo nên một văn phòng chuyên nghiệp và đẳng cấp.
Tóm gọn lại, để nâng cao tính thẩm mỹ cho văn phòng làm việc bạn cần phải tạo được sự hài hòa giữa nhiều yếu tố với nhau. Chính vì thế khi lên tiêu chuẩn thiết kế văn phòng, bạn cần phải đánh giá các tiêu chí sau đó kết nối, đồng bộ chúng với nhau. Chỉ có như vậy mới tạo nên một không gian văn phòng làm việc có điểm nhấn, thể hiện cá tính của doanh nghiệp.
3.2 Thiết kế đúng mục đích sử dụng
Bên cạnh tính thẩm mỹ, việc thiết kế văn phòng làm việc cần phải đảm bảo phù hợp với mục đích sử dụng. Để làm được điều này, không gian làm việc phải được phân chia bố trí rõ ràng một cách khoa học, nhằm tối ưu tối đa công năng sử dụng.
Vậy cần làm gì để bố trí diện tích phòng làm việc khoa học nhất?
- Khu vực làm việc của quản lý: Khi thiết kế phòng làm việc riêng, nếu bạn không muốn quá tách biệt với nhân viên. Bạn có thể sử dụng các vách ngăn bằng kính, đây cũng là cách giúp các quản lý dễ dàng quan sát và tương tác với nhân viên.
- Khu vực làm việc của nhân viên: Thiết kế theo dạng module hoặc không gian mở, ngoài ra cũng có thể làm các vách ngăn nhỏ tùy theo văn hóa công ty
- Khu vực tiếp khách: Đặt gần cửa kính mang lại sự thoải mái, thân thiện và gần gũi.
3.3 Phù hợp với ngân sách
Việc lên tiêu chuẩn thiết kế văn phòng tối ưu công năng sử dụng hiển nhiên là mong muốn của chủ doanh nghiệp. Nhưng để thực hiện được điều đó thì bạn cần phải xem xét đến yếu tố tài chính. Nếu tài chính ổn định bạn có thể thiết kế một cách sáng tạo hơn. Ngược lại nếu tài chính không mấy dư giả thì nên cân nhắc lựa chọn phương pháp thiết kế tối ưu.
3.4 Tạo sự giao lưu, tương tác tốt khi làm việc
Xu hướng những năm gần đây, các doanh nghiệp đang hướng tới thiết kế văn phòng mở nhằm xóa bỏ rào cản ngăn cách giữa phòng ban. Điều này không chỉ giúp nhân viên tiện trao đổi công việc, mà còn tiết kiệm chi phí xây dựng. Khi thiết kế văn phòng mở, bạn cần phải chú ý sắp xếp bố cục phòng làm việc hợp lý, khoa học để dễ dàng quản lý.
3.5 Xác định kích thước đồ nội thất
Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy chuẩn làm việc khác nhau, chính vì vậy nhu cầu về máy móc thiết bị, đồ nội thất cũng sẽ khác nhau.
Khi xác định diện tích văn phòng, bạn cũng phải tính toán đến diện tích chưa đồ nội thất như bàn, ghế, tủ đựng tài liệu… Để xây dựng tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng phù hợp, bạn cần phải tính toán cả kích thước đồ nội thất.
Dưới đây là một vài thông tin mẫu về kích thước cách bố trí cơ bản cho đồ nội thất văn phòng.
- Đồ nội thất văn phòng: Sẽ có các tiêu chuẩn thiết kế đặc thù, phù hợp với từng thể trạng người, của từng châu lục.
- Tại Việt Nam, chiều cao bàn làm việc dao động từ 70cm – 76cm. Chiều cao mặt ghế từ 40cm – 44cm. Như vậy khi lựa chọn bàn ghế làm việc cần phải cân đối với nhau, khoảng cách chuẩn từ bàn đến ghế là 28cm – 32cm.
- Chiều cao từ gầm bàn so với mặt đất tối thiểu là 58cm. Chiều rộng gầm bàn tối thiểu là 52cm. Đây là tiêu chuẩn tối thiểu giúp nhân viên có sự thoải mái khi làm việc.
- Ngoài ra, các đồ nội thất khác như kệ, tủ đựng tài liệu, máy chiếu, máy in,… cũng có nhiều loại kích thước và cách bố trí khác nhau, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc về điều này.
Việc tối ưu kích thước đồ nội thất rất là quan trọng. Điều này giúp không gian làm việc của doanh nghiệp cũng được tối ưu một cách khoa học hơn.
3.6 Bố trí ánh sáng, thông gió tương thích với diện tích văn phòng
Hệ thống chiếu sáng và thông gió thường chiếm không gian khá lớn ở phần diện tích trần nhà, nhưng lại là một phần không thể thiếu trong mỗi văn phòng làm việc.
Hệ thống chiếu sáng thường là các đèn led lớn, hoặc các nguồn sáng tự nhiên từ cửa sổ lớn. Đi cùng nó, là hệ thống điều hòa, thông gió dày đặc. Hai hệ thống này kết hợp lại với nhau sẽ chiếm diện tích khá lớn ở phần trần nhà. Do đó khi tính toán diện tích tiêu chuẩn thiết kế văn phòng, bạn nên trừ bớt đi 1 phần diện tích trần nhà, để tiện cho việc tính toán nội thất ở dưới.
3.7 Mức độ an toàn, phòng chống cháy nổ
Khi thiết kế văn phòng cần quan tâm đến việc đảm bảo an toàn phòng cháy, chữa cháy. Bạn cần phải bố trí lối thoát hiểm, hệ thống cảnh báo, thiết bị phòng, chữa cháy… Vì vậy khi xây dựng diện tích phòng làm việc, doanh nghiệp cần tính cả những tiêu chuẩn an toàn chung.
3.8 Lưu ý về màu sắc văn phòng
Khi lựa chọn màu sắc văn phòng, để thể hiện màu sắc thương hiệu của doanh nghiệp, công ty bạn cần phải tuân thủ các quy chuẩn sau:
- Dựa trên lĩnh vực hoạt động: Công ty bạn làm lĩnh vực sáng tạo thì nên sử dụng các màu sắc cá tính, mạnh mẽ kích thích sự sáng tạo cho nhân viên. Công ty chuyên nghiệp, tập đoàn lớn nên ưu tiên sử dụng các màu sắc tối giản.
- Dựa trên diện tích phòng: Sử dụng màu sắc tông ấm đối với những văn phòng thiết truyền thống và diện tích vừa phải.
- Dựa trên ánh sáng: Nên chọn màu sắc phù hợp với loại hình không gian mở hoặc đóng.
- Dựa trên tổng thể văn phòng: Màu sắc phải đồng bộ với concept thiết kế của doanh nghiệp.
3.9 Lưu ý về thiết kế nhà vệ sinh
Thiết kế nhà vệ cần phải đáp ứng một số tiêu chuẩn thiết kế văn phòng sau:
- Số lượng nhà vệ sinh phải phù hợp với số lượng nhân viên.
- Phân chia nhà vệ sinh nam và nữ, nên có khóa an toàn và vách ngăn cách.
- Phòng vệ sinh phải có hệ thống thông gió, lấy gió ngoài.
- Lắp đủ đèn chiếu sáng.
- Không sử dụng nội thất có nhiều chi tiết dễ gây bám bẩn, khó vệ sinh.
3.10 Thiết kế văn phòng phải hợp phong thuỷ
Phong thủy là tiêu chuẩn hàng đầu đối với các doanh nghiệp phương Đông. Những tiêu chuẩn thiết kế văn phòng hợp phong thủy cần đáp ứng đó là:
- Vị trí phải được bố trí theo hướng phong thủy.
- Đồ nội thất phải được bố trí phù hợp với từng hướng Đông Nam, Tây Bắc,…
- Hường ngồi cũng nên xem xét một cách thật kỹ lưỡng.
- Trang trí các loại cây xanh phù hợp với mệnh tuổi của từng người.
3.11 Lưu ý về vị trí đặt cây xanh
Hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn cây xanh để làm vật trang trí cho văn phòng của mình. Và việc bố trí cây xanh một cách phong thủy còn giúp công việc thuận lợi hơn, dưới đây là một số gợi ý về cách bố trí:
- Số lượng cây xanh phải phù hợp với diện tích phòng làm việc.
- Trang trí những cây gọn gàng, và sắp xếp vừa phải, tránh bỏ quá nhiều cây vào một khu vực.
- Đặt cây phong thủy phù hợp với mệnh tuổi của từng nhân viên trong mỗi phòng ban.
4. Thực tế có cần phải tính toán tiêu chuẩn thiết kế văn phòng?
Bạn đang đắn đo việc có nên tính toán tiêu chuẩn thiết kế văn phòng? Dưới đây là những lợi ích của việc đó.
4.1 Tạo ra bản thiết kế chính xác và duy nhất
Xác định chuẩn diện tích cần xây dựng giúp kiến trúc sư phác thảo bản thiết kế tối ưu nhất. Các hạng mục được sắp xếp hợp lý, giúp rút ngắn tiến độ thi công văn phòng.
4.2 Tiết kiệm tối đa chi phí
Khi lên được tiêu chuẩn diện tích, doanh nghiệp sẽ tối ưu từng không gian văn phòng hơn, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa, tiết kiệm tối đa chi phí nội thất và thi công.
4.3 Sử dụng văn phòng đúng chức năng, đúng mục đích
Dựa trên tiêu chuẩn, doanh nghiệp dễ dàng lên phương án bố trí khu vực làm việc hợp lý. Xác định rõ không gian chính, phụ và tổng số lượng nhân sự để thiết kế văn phòng tối ưu.
4.4 Không gian làm việc khoa học, chuyên nghiệp và tối ưu diện tích
Văn phòng được xây dựng với diện tích phù hợp tạo một môi trường làm việc tốt. Nhân viên được thoải mái nghỉ ngơi hoặc linh động trao đổi, giúp đỡ nhau trong công việc.
Trên đây là những thông tin mới nhất về những tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc giúp tăng năng suất do DECO Sài Gòn tổng hợp. Hy vọng bài viết trên có thể giúp bạn lên được kế hoạch thiết kế phòng làm việc phù hợp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.